Để tiết kiệm thời gian công sức và tăng năng suất khai thác kho hàng, các doanh nghiệp hiện nay đều muốn chọn cho mình biện pháp quản lý kho tốt nhất. Sử dụng hệ thống quản lý kho thông qua các phần mềm quản lý chính là giải pháp được hầu hết các doanh nghiệp chọn lựa. Không chỉ tiện ích an toàn mà còn mang lại nhiều hiệu quả vượt trội.
Vậy hệ thống quản lý kho là gì? Vai trò và chức năng của hệ thống quản lý kho như thế nào? Các phần mềm quản lý kho nào tốt nhất hiện nay? Cùng SEC Warehouse tìm hiểu hệ thống quản lý kho cũng như danh sách các phần mềm quản lý kho phổ biến nhất thông qua bài viết sau đây.
1. Hệ thống quản lý kho là gì?
Hệ thống quản lý kho tiếng anh là Warehouse Management System (WMS), là một hệ thống phần mềm ứng dụng vào việc quản lý kho hàng cho các doanh nghiệp, để kiểm soát mọi công việc diễn ra trong kho hàng. Hệ thống giúp theo dõi các đơn xuất- nhập hàng hóa, quản lý hàng tồn kho, định vị hàng hóa, kiểm soát nhân viên và hỗ trợ lên kế hoạch công việc trong kho hàng.
2. Vai trò của hệ thống quản lý kho hàng đối với kho bãi của các doanh nghiệp
Hệ thống quản lý kho hàng ra đời hỗ trợ cho các doanh nghiệp kho bãi nắm bắt được tình hình và hoạt động của kho hàng. Ngoài ra hệ thống quản lý kho hàng đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.
Hệ thống quản lý kho hàng đóng vai trò rất quan trọng đối với kho hàng, giúp các doanh nghiệp vận hành các công việc trong kho được suôn sẻ và tiết kiệm được thời gian. Các công việc diễn ra một cách khoa học và được theo dõi cẩn thận tạo nên một hệ thống kho chuyên nghiệp. Khi áp dụng hệ thống quản lý kho sẽ tối đa hóa không gian chứa hàng và giảm thiểu các thao tác thông qua các quy trình tự động hóa tại kho.
3. Chức năng của hệ thống quản lý kho hàng (WMS)
Hệ thống quản lý kho hàng có những chức năng cốt lõi để giúp cho nhà quản lý và nhân viên kho quản lý được tổng thể các công việc liên quan đến kho.
– Chức năng thiết kế kho hàng
Hệ thống quản lý kho hàng có thể tính toán và thiết kế không gian trong kho để bố trí hàng hóa sao cho phù hợp. Thông qua hệ thống quản lý kho hàng, không gian kho được phân chia theo một sơ đồ cụ thể và hợp lý. Bên cạnh đó, hệ thống sẽ thiết lập ra các ngăn kệ hợp lý để tối đa hóa không gian kho. Việc thiết kế kho hàng sẽ giúp cho quá trình xuất – nhập khẩu hàng hóa trong kho dễ dàng hơn. Ngoài ra việc thiết kế kho hàng giúp tận dụng được mọi diện tích trong kho để lưu trữ được lượng hàng hóa nhiều hơn.
– Chức năng theo dõi , kiểm kê tồn kho
Đây được xem là một trong những chức năng tiên tiến của hệ thống quản lý kho hàng. Giúp các doanh nghiệp có thể theo dõi sát sao lượng hàng hóa tồn kho. Hệ thống sẽ tự nhận diện và thu thập dữ liệu hàng hóa tồn kho, xác định được vị trí hàng hóa có nguy cơ tồn kho để có những biện pháp kịp thời, hạn chế tình trạng ứ đọng khi lưu trữ.
– Chức năng nhập hàng và lưu kho
Thông qua hệ thống quản lý kho hàng, việc nhập hàng hóa sẽ được diễn ra suôn sẻ và hoa học hơn. Khi hàng hóa nhập vào kho, hệ thống đã có một quy trình được thiết lập sẵn giúp tiến độ nhập và xuất hàng hóa nhanh chóng được hoàn tất chính xác. Hàng hóa khi nhập vào được lưu kho sẽ được bảo quản tốt nhất thông qua hệ thống quản lý bằng các phần mềm tiên tiến cung cấp nhận diện sản phẩm.
Ví dụ như nhận diện bằng giọng nói, ánh sáng,…. Hỗ trợ việc nhập hàng và lưu kho quy mô lớn trở nên dễ dàng hơn.
– Chức năng bốc dỡ và bốc xếp
Hệ thống quản lý kho có rất nhiều phương pháp về bốc dỡ và bốc xếp hàng hóa linh hoạt khi bạn muốn xuất nhập hàng hóa. Một số phương pháp bốc dỡ được các nhà quản lý kho sử dụng là: bốc dỡ theo khu vực (zone picking), bốc dỡ theo đợt/lớp (wave picking), bốc dỡ lô/ mẻ (batch picking). Bên cạnh đó, việc quy hoạch hàng hóa theo lô kết hợp với lối đi xen kẽ sẽ giúp giảm quãng đường di chuyển cho nhân công, giúp hoàn thành công việc nhanh hơn.
– Chức năng quản lý nhân lực
Hệ thống quản lý kho có thể giám sát và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên làm việc trong kho. Thông qua một bảng đánh giá chỉ số đo lường hiệu suất công việc theo những tiêu chuẩn cụ thể. Hệ thống quản lý kho giúp tiết kiệm được thời gian và nắm bắt toàn bộ nhân lực trong kho một cách chi tiết và công bằng.
– Chức năng quản lý vận tải
Khi sử dụng hệ thống quản lý kho, không chỉ là quản lý những công việc diễn ra trong kho mà việc quản lý vận tải cũng sẽ được kiểm soát rất chi tiết. Khi nhà quản lý kho xác nhận được đơn hàng , phần mềm quản lý kho tự động xuất ra vận đơn để gửi cho bên vận chuyển. Tiếp theo là in ra danh sách hàng hóa cần chuẩn bị cũng như hóa đơn tạm tính cho bên đặt hàng.
– Chức năng quản lý bến bãi
Đây là chức năng có thể nói là phổ biến của phần mềm. Giúp giúp nhà quản lý sắp xếp kho bãi, phân luồng xe vận tải để dễ dàng. Một số phần mềm của hệ thống quản lý kho hàng còn hỗ trợ tính năng chuyển hàng thông suốt nên hàng hóa có thể xuất nhập kho liên tục và không bị gián đoạn. Từ đó giúp cho doanh nghiệp cắt giảm được chi phí lưu hàng tồn kho và tối ưu hóa hiệu quả giao hàng.
– Chức năng làm báo cáo kho
Hệ thống quản lý kho có tính năng báo cáo tiến trình công việc trong phần mềm, giúp các nhà quản lý nắm bắt được hiệu suất tổng thể của kho. Thông qua các báo cáo kho, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá để đưa ra được kế hoạch hay chiến lược giúp kho ngày càng phát triển.
4. Các thành phần cấu tạo nên hệ thống quản lý kho( WMS)
Một hệ thống quản lý kho bao gồm có 5 thành phần hoàn chỉnh sau đây:
– Phần mềm WMS
Là một phần mềm dùng để quản lý kho bao gồm các chức năng và các quy trình chung giúp cho việc quản lý kho dễ dàng hơn. Ngoài ra, WMS là một phần mềm có rất nhiều ứng dụng mở rộng với các chức năng bổ sung khác, như giao dịch thực tế thời gian thực vào một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning).
– Điện thoại, máy tính và các thiết bị điện tử thông minh khác
Đây là các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp cài đặt ứng dụng và sử dụng hệ thống WMS. Thông qua điện thoại, máy tính, các vấn đề của hàng hóa được thông tin một cách chính xác và nhanh nhất.
– Máy in mã vạch
Mỗi doanh nghiệp kinh doanh sẽ có những chiến lược kinh doanh khác nhau để tạo ra các các mã vạch cho sản phẩm hàng hóa của mình. Mỗi mã vạch của hàng hóa sẽ tích hợp các thông tin như mã hàng, tên mặt hàng, nhà cung cấp, số series, đơn vị tính, nguồn gốc của sản phẩm,… Vì vậy máy in mã vạch giúp doanh nghiệp tạo ra mã vạch đặc trưng, tránh trường hợp nhầm lẫn và bị đánh tráo với các hàng doanh nghiệp khác.
– Máy đọc mã vạch
Là một thiết bị kết nối với máy tính để đọc mã vạch trên sản phẩm hàng hóa khi xuất – nhập ra vào kho và cả khi thanh toán. Máy đọc mã vạch giúp xác định rõ nguồn gốc hàng hóa, thông tin về hàng hóa chính xác trong quá trình xuất nhập khẩu vào kho.
– Mạng không dây
Công nghệ mạng không dây rất tiện lợi giúp cho doanh nghiệp có thể cập nhập được tình hình thực tế ở kho hàng mọi lúc, mọi nơi.